Compliance Beauftragte und Ihre Job Descriptions: Ein kompliziertes Thema, das nicht auf die leichte Schulter genommen werden sollte

Bei der Analyse von Job Descriptions für Compliance-Beauftragte fällt häufig vor allem ihre fehlende Klarheit und ihre Verschiedenartigkeit auf.

Der Querschnittscharakter der Position in der Organisation und das breite Spektrum an Tätigkeiten, das von Einflussnahme, Zusammenarbeit, Überwachung, direkter Verantwortung bis hin zur Aufsicht reicht, machen die Ausarbeitung einer konkreten Job Description für die Position zu einer komplexen Aufgabe.

Man sollte sich unbedingt die dafür erforderliche Zeit zu nehmen: Ohne eine gute Beschreibung der Aufgaben und eine Klarstellung der Verantwortlichkeiten des Compliance Beauftragten befindet sich die Compliance Abteilung in einer Grauzone und die Arbeit des Compliance Beauftragten kann nicht bewertet werden. “Accountability” kann nicht hergestellt werden.

Eine klare Job Description ist darüber hinaus wichtig, um die Zuständigkeiten zwischen Compliance und anderen Abteilungen, die mit damit zusammenhängenden Fragen befasst sind (Personalabteilung, Rechtsabteilung, Innenrevision und die Geschäftsbereiche), festzulegen und abzugrenzen.

Es gibt keine Standard Job Description, die für alle Organisationen gilt. Jeder Sektor, jede Unternehmensgröße und -kultur erfordert die Position eines Compliance-Beauftragten mit unterschiedlichen Fähigkeiten, Zuständigkeiten und vor allem unterschiedlichen Persönlichkeiten.

Die Ethik- und Compliance-Risiken variieren von Branche zu Branche und von Geschäftsmodell zu Geschäftsmodell. Sie alle erfordern eine Anpassung des Ethik- und Compliance-Programms und folglich auch der Zuständigkeiten des Compliance-Beauftragten.

Es ist jedoch ratsam, einige wichtige Punkte zu beachten, die für die Tätigkeitsbeschreibung eines jeden Compliance-Beauftragten gelten:

Verwenden Sie eine einfache und klare Sprache, die Zweideutigkeiten vermeidet. "Aufsicht" hat eine andere Bedeutung wie "Verantwortung". "überwachen" ist etwas anderes als "sicherstellen" oder "fördern". Dies sind nur einige Beispiele für Begriffe, die manchmal in Job Descriptions zu finden sind, als ob sie austauschbar wären, und die zu Unklarheiten und Verwirrung führen.

 Beginnen Sie eine Beschreibung der Ziele der Funktion und widmen Sie einen Absatz dem Standort und der Hierarchie in der Organisation. Nach den wiederholten Klarstellungen des US-Justizministeriums zur Bewertung eines “effektiven” Compliance-Programms muss klargestellt werden, dass es eine direkte Berichtslinie zu einem Vorstandsmitglied gibt, und dass es sich um eine strategische Position handelt, die mit Ressourcen, Rang, Titel und einer dieser Ebene entsprechenden Vergütung ausgestattet ist.

Es sollte klargestellt werden, dass es sich um eine vom Geschäft unabhängige und eigenständig handelnde Stelle handelt, die dem Vorstand regelmäßig über den Zustand des Compliance-Programms und etwaige Vorfälle usw. berichtet. Um das erforderliche Maß an Unabhängigkeit zu demonstrieren, sollte klargestellt werden, dass der Vorstand den Compliance Beauftragten auszuwählt, einstellt und entlässt.

Es ist gute Praxis und sollte in der Job Descriptrion festgehalten werden, dass der Compliance-Beauftragte bei der Durchsprache und Festlegung der Unternehmensstrategie und insbesondere neuer Geschäftsmodelle präsent ist und mitreden kann, um diese zu verstehen und gegebenenfalls in ihre Gestaltung einzugreifen, um damit verbundene Ethik- und Compliance-Risiken zu vermeiden oder zu mindern.

Die Job Description sollte in Kapitel gegliedert werden, wie z. B.:

Der Compliance-Beauftragte in der Organisation.

Allgemeine Ziele der Position.

Zuständigkeiten und Befugnisse, gegliedert in Unterkapitel nach direkten Zuständigkeiten: Überwachungs- und Aufsichtszuständigkeiten.

Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen.

Berichterstattung.

Anforderungsprofil für die Position.

Die Job Description sollte mit dem Compliance Beauftragten durchgesprochen und vereinbart werden. Sie kann gegebenenfalls an die Situation und Persönlichkeit angepasst werden. So wird die Job Description zur Grundlage für das Verständnis der Arbeit des Compliance-Beauftragten. Das erspart allen spätere Differenzen und Kopfschmerzen.

Written by: Matthias Kleinhempel